¿Cómo tener una comunicación efectiva vía correo electrónico?

Con todos los adelantos que tenemos hoy en día, la forma de comunicación se ha hecho más rápida pero esto, en algunos casos, no quiere decir que sea más efectiva. Al momento de comunicarnos por escrito, corremos el riesgo de ser mal interpretados por el simple hecho de tener una mala redacción, ortografía o puntuación. Si, una simple coma puede hacer una gran diferencia.

Ejemplos que me enviaron en un correo electrónico de broma, que ilustran muy bien el tema.

• El próximo jueves, a las cinco de la tarde, se reunirá el grupo de las mamás. Cuantas señoras deseen entrar a formar parte de las mamás, por favor, se dirijan al párroco en su despacho.

• Estimadas señoras, ¡no se olviden de la venta de beneficencia! Es una buena ocasión para liberarse de aquellas cosas inútiles que estorban en casa. Traigan a sus maridos.

• El coro de los mayores de sesenta años se suspenderá durante todo el verano, con agradecimiento por parte de toda la parroquia.

• Por favor, pongan sus limosnas en el sobre, junto con los difuntos que deseen que recordemos.

• Recuerden que el jueves empieza la catequesis para niños y niñas de ambos sexos.

Al escribir un correo electrónico cerciórese de:

1. Escribir con mayúsculas y minúsculas; escribir con puras mayúsculas quiere decir que está usted gritando.

2. Colocar el asunto en la línea de asunto.

3. Escribir un saludo: Aunque tengamos mucha prisa, siempre hay que tener la amabilidad de saludar. Puede ser de manera formal o casual, según la confianza que tengamos con nuestro destinatario.

Ejemplos. Hola María buen día. – Hola Lic. Buen día. – Lic. María Buenos días.

4. Después, describa el asunto que desea tratar, teniendo en cuenta de escribir las palabras completas, sin las abreviaciones o anglicismos que ahora los más jóvenes están acostumbrando, tales cómo vdd, tks, OMG, lol, no c k hacer, etcétera. Recuerde está escribiendo un correo de trabajo, de negocios y esto también es parte de la imagen y profesionalismo que proyectamos.

5. Si necesita de una respuesta, este es el momento de hacerlo saber.

Ejemplo: Esperamos su pronta respuesta o esperamos vernos favorecidos.

6. Posteriormente se dan las gracias, se envían saludos y se firma con su nombre.

Antes de enviar un correo, vuélvalo a leer para asegurarse que el mensaje que está enviando es el que realmente quiere enviar, que no tenga faltas de ortografía, puntuación o redacción.

Sea específico, escriba oraciones concretas de hechos y evite la redacción de largos juicios o emociones que desvíen la atención del tema principal.

En un correo electrónico procure manejar sólo uno o dos temas.

Evite enviar cadenas de correos electrónicos y si por alguna urgencia lo tiene que hacer, coloque las direcciones como ocultas, no hay sentido de ventilar los correos de todas las personas que están en tu lista.